Diskon Hosting

Minggu, 15 November 2009

Effective Time Management

(Vibizmanagement - Leadership) - Pada satu kesempatan, di tengah-tengah kemacetan ibukota metropolitan Jakarta, tiba-tiba saya disadarkan oleh suatu kenyataan yang dialami oleh hampir semua masyarakat kota besar lainnya.

Kemacetan yang kita temui di perjalanan menuju tempat tujuan, apakah pagi, siang, sore, atau malam, ternyata bisa menyita kurang lebih 4 jam dalam sehari kehidupan kita. Bayangkan, 4 jam dikali 5 hari sama dengan 20 jam/minggu dikali 4 minggu sama dengan 80 jam per bulan waktu yang kita habiskan di perjalanan! 80 jam per bulan sepertinya terbuang dengan percuma. Dan kalau kita teliti kembali diantara waktu-waktu yang sedang kita jalani, ternyata masih terdapat jam-jam lain yang tidak produktif dan menjadi sia-sia.

Bagaimanakah caranya supaya kita dapat mengatur waktu-waktu yang kita miliki sehingga menjadi waktu yang produktif? Banyak teori-teori yang bisa dikaitkan untuk menanggulangi persoalan ini, tetapi salah satunya dan yang terpenting adalah dengan memiliki kemampuan untuk mengatur waktu.

Mengatur waktu dengan efektif ternyata berdampak sangat besar terhadap peningkatan produktivitas dan efek dominoya adalah akan mengurangi stress. Kegagalan para pekerja kantor dimanapun sebagaian besar adalah dikarenakan karena mereka dikendalikan oleh waktu dan bukan sebaliknya mengendalikan waktu dan mengatur dengan baik. Contoh kegagalan-kegagalan yang sering dialami yang disebabkan karena tidak dapat mengatur waktu dengan baik dan benar (efektif) adalah:
- target tidak tercapai
- pekerjaan tidak fokus
- kualitas pekerjaan yang menurun
- bekerja dengan tidak sistematis
- banyak pekerjaan yang terpending
- filling system kacau dan lain-lain

Mungkin kita telah mengetahui hal ini bertahun-tahun bahwa pengaturan waktu secara efektif akan meningkatkan produktivitas kerja. Atau pekerjaan yang terselesaikan dengan baik ternyata akan berpengaruh terhadap kesehatan seseorang. Sehingga kita dapat menarik suatu kesimpulan bahwa pengaturan waktu secara bijaksana akan mengurangi stress dan meningkatkan kualitas dari kehidupan kita.

Di bawah ini adalah beberapa tips yang dapat kita kita terapkan sehingga kita dapat melakukan perbaikan untuk mengembangkan kualitas pekerjaan kita:
1. Miliki personal goals setiap hari
2. Tuliskan rencana yang akan dilakukan setiap hari dalam rangka mencapai personal goals.
Perencanaan harian akan membantu kita menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan kita akan merasa hidup kita lebih terkontrol.
3. Susun aktivitas yang akan dilakukan berdasarkan prioritas kepentingannya. Pegang aktivitas-aktivitas ini sebagai schedule yang diusahakan dikerjakan semua dan jangan ditunda atau digantikan.
4. Jangan ragu untuk menggunakan alat bantu manajemen waktu. Ada banyak alat bantu tersedia, seperti, formulir “to-do-list”, “planner”, “chart”, dan masih banyak lain, baik yang konvensional maupun canggih. Atau anda bisa mencoba membuat formulir sesuai dengan kebutuhan anda. Bahkan, sebenarnya selembar kertas kosong pun sudah cukup. Yang terpenting adalah anda menuliskannya. Jangan mengandalkan ingatan.
5. Berani menolak tugas-tugas yang datang yang dirasa kurang esensial dan kurang mendukung pencapaian personal goals. Tetap fokus terhadap personal goals yang telah ditentukan
6. Jangan menunda-nunda sesuatu yang akan dikerjakan. Memang bagian tersulit adalah memulai. Terlebih lagi bila anda tak punya cukup bekal untuk mengerjakan suatu proyek. Jangan termangu-mangu. Jangan menunggu datangnya ide. Lakukan saja. Segera mulai pekerjaan anda. Jangan tunda-tunda lagi. Begitu anda memulai, anda akan mengetahui apa yang harus anda kerja. Pokoknya, mulailah. Jika anda bisa mengerjakannya sekarang,jangan tunda sampai esok.
Sementara kita sedang melakukan reinforcement untuk menerapkan ke 6 langkah di atas, maka ada 5 hal yang juga perlu untuk kita hindari:

Pertama:
Mudah terpengaruh terhadap hal-hal lain yang terjadi di lingkungan sekitar kita. Tidak fokus terhadap pekerjaan dan kurang konsentrasi. Hal ini biasanya tergantung pada diri kita sendiri, adakalanya kita cepat tidak fokus ketika kita sedang melakukan sesuatu dan tiba-tiba ada chatting dari kawan atau ada telepon dari kawan, kita jadi tidak fokus apa yang sedang kita lakukan sebelumnya. Jika kita merupakan orang yang mudah tidak fokus pada sesuatu, cobalah untuk menjauhi dari penyebab-penyebabnya, misal matikan handphone ketika kita sedang fokus mengerjakan pekerjaan atau cari tempat yang bisa membuat kita dapat bertumpu pada fokus pekerjaan kita.

Kedua:
Gaya Hidup yang Tidak Sehat. Mungkin kita tidak menyadari telah menjalani gaya hidup yang tidak sehat seperti waktu tidur yang tidak cukup karena semalaman walking atau jalan-jalan diluar. Apalagi jika kita bekerja sendiri tidak ada atasan yang menegur, kita bisa bekerja kapanpun tetapi perlu di ingat bahwa kesegaran dan kesehatan kita berkaitan erat dengan kemampuan fungsi otak kita. Jika badan tidak sehat, kita pun susah untuk berfikir apalagi meningkatkan produktivitas kita.

Ketiga:
Membenci apa yang kita lakukan. Ketika kita tidak mempunyai keinginan atau minat yang mendalam mengenai apa-apa yang kita lakukan maka pekerjaan itu akan menjadi suatu tantangan yang berat. Kita akan selalu menganggap pekerjaan itu sebagai tugas bukan hal yang kita senangi. Sehingga kita akan mempunyai bayangan perasaan malas, berat untuk melakukan pekerjaan itu dan tentu hasilnya tidak akan menjadi hasil yang terbaik.

Keempat:
Kita Salah Dalam Mengatur Prioritas. Mungkin kita pernah merasakan juga ketika kita sudah melakukan pekerjaan seharian tetapi hasilnya tidak seberapa. Hal ini mungkin diakibatkan kita salah mengatur prioritas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu karena sangat penting dan mana yang bisa dilakukan setelahnya. Ketika kita mengatur prioritas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, hal ini berkaitan dengan pengaturan waktu sehingga kita bisa lebih produktif. Dalam sehari kita hidup 24 jam dan orang lain pun sama 24 jam, tetapi kenapa orang lain bisa lebih produktif dibandingkan kita?

Kelima:
Terlalu banyak Waktu ‘Istirahat”. Kadang-kadang kita tidak menyadari berapa waktu kita sehari yang terpakai untuk ‘istirahat’. Ketika kita sedang bekerja dan tiba-tiba ingin menghentikannya sejenak untuk ‘ngobrol’ dengan rekan atau chatting dengan kawan dan sebagainya, mungkin tanpa kita sadari kita telah ‘istirahat’ dan waktu kita untuk melakukan pekerjaan pun sudah berkurang. Istirahat penting bagi kita tetapi pandai-pandai lah dalam mengatur batas waktu ‘istirahat’.

Waktu bisa menjadi sahabat kita atau sebaliknya menjadi musuh bagi kita tergantung dari bagaimana kita memperlakukan sang waktu. Perlakukan sang waktu dengan baik dan benar, maka sang waktu akan memberikan hasil yang luar biasa. Tetapi sebaliknya saat sang waktu kita abaikan , tidak kita isi dengan hal-hal yang baik, maka waktu akan berlalu dan menjadi sia-sia.

(ir/AS/vbm)

sumber : http://mhs.blog.ui.ac.id/nurrohman

Informasi menarik

Signup Paypal Free

Sign up for PayPal and start accepting credit card payments instantly.